Certaines études estiment qu’une personne perd en moyenne
150 heures par an à rechercher des
dossiers et des papiers mal classés.
Si votre bureau commence à ressembler à celui de Gaston
Lagaffe, il est temps d’agir !
On gagne en efficacité et en rapidité si l'espace de
travail est bien organisé. De plus, il y a une notion d'image, voire d'exemplarité : si
vous entrez dans le bureau de votre manager, et le voyez noyé sous les dossiers, des articles de journaux empilés sur l'écran de l'ordinateur,
vous vous poserez forcement des questions sur sa capacité à s'organiser et à gérer.
Comment organiser votre plan de travail ?
Lorsque vous êtes installé devant votre bureau, vous
devez pouvoir attraper tout ce dont vous vous servez au quotidien :
stylos, crayons, papier. Le plus simple pour avoir accès à tous en un minimum
de temps : un fauteuil pivotant !
Les objets que
vous utilisez 10 fois par jour doivent être à portée de main. Placez sur votre
plan de travail tout ce qu'il vous faut pour noter, découper, coller.
Vous devez avoir à portée de main les indispensables
post-it ainsi qu'un agenda et le cahier dans lequel vous notez tout ce que vous
avez à faire.
Comment gérer le tri des documents ?
Fonctionnez selon 3 zones :
- la zone "immédiat -urgent- à faire impérativement pour hier" :
Tous les dossiers ultra-urgents, les courriers en attente de réponse doivent être à portée de main. Simplifiez-vous la vie, et posez sur votre bureau des bannettes ou des range-courriers pour tous les documents que vous devez consulter plusieurs fois dans la journée.
- la zone "si c'est pas fini avant vendredi, t'es viré" :
on n'est plus en zone rouge mais les projets en cours, les dossiers à boucler dans la semaine, la documentation technique que l'on consulte régulièrement trouvent leur place à proximité du bureau : offrez-vous un caisson mobile qui se glissera
aisément sous votre bureau, avec un système de dossiers suspendus, ou encore une desserte de petite taille.
Pas d'encombrement de l'espace de travail et des dossiers à portée de main sans efforts - classés qui plus est.
- et enfin la zone "ça c'est fait, ou alors si c'est pas fait c'est que c'est à quelqu'un d'autre de le faire" :
Pour les projets bouclés mais auxquels on a besoin de se référer de temps en temps, ou encore pour des documents que l'on doit partager entre collègues, direction l'armoire de classement (haute ou basse) en attendant de partir pour leur dernier voyage vers la salle d'archive.
Et que faire des papiers qui arrivent chaque jour sur le
bureau ?
Vous n'êtes pas censé manipuler un papier qu'une seule
fois : corrections, annotations peuvent se multiplier .
Avec un document qui arrive sur votre bureau, vous avez
cinq possibilités :
- vous le jetez,
- vous le redirigez vers quelqu'un,
- vous le classez directement,
- vous le rangez dans la chemise du projet sur lequel
vous travaillez,
- vous le traitez immédiatement. Ainsi, vous évitez que
les documents ne s'entassent sur votre bureau.
Pour savoir comment vous organiser, étudiez le nombre de
gestes nécessaires pour ranger un papier. Moins il y en a, mieux c'est - tant mieux on est tous un peu paresseux.
N'oubliez pas de tout étiqueter, que ce soit pour vous ou pour les autres. Car
on oublie très vite à quel dossier correspond la chemise rose !
Personnellement, j'apprécie particulièrement les titreuses pour la lisibilité qu'elles apportent.
Vous aussi vous êtes plutôt enseveli sous les dossiers ? Allez, on range !
